Tipps und Anleitungen für die Nutzung der LGV.org E-Mailadresse!
ANLEITUNG
zum Einrichten der LGV-Mailadresse im E-Mail-Programm:
Anleitung zum Einrichten von Mailadressen in Mail-Programmen wie OUTLOOK oder THUNDERBIRD!
Wichtige ZUGANSGDATEN: Unser Postein- und Ausgangsserver lautet jeweils lgv.org.
Wir empfehlen für den Posteingang die Verwendung der Ports 993 (imap) bzw. 995 (pop3) und für den Postausgang den Port 465 (smtp).
Autoresponder im LGV-Webmailer einrichten
der in Zeiten der Abwesenheit automatisierte Info-Mails verschickt:
Einrichtung:
- LGV-Webmailer (https://webmail.lgv.org) aufrufen und mit der eigenen Mailadresse und dem Mail-Passwort einloggen.
- In der Menüauswahl links den Menüpunkt "Einstellungen" anklicken, dann in der Auswahl-Spalte auf "Filter" klicken.
Über dem rechten Fenster auf das Plus-Symbol (+) klicken, um einen neuen Filter zu erstellen. - Nun einen Filternamen vergeben (z.B. Autoresponder), und auf den Schieberegler "Filter aktiviert" klicken, um den Autoresponder einzuschalten.
- Bei Bereich durch Klick auf die Auswahlzeile "trifft auf alle folgenden Regeln zu" auswählen.
- In der Rubrik "Regeln" werden folgende Angaben benötigt:
- Zuerst im ersten Feld "Aktuelles Datum" anklicken, an dem zumEND-DATUM der Autoresponder automatisch beendet werden soll;
- Dafür das Datumsformat einstellen "datum (yyyy-mm-tt)";
- Im dritten Feld (nach unten scrollen!) und als Prüfkriterium "Wert ist gleich oder kleiner als" anklicken
- Ins vierte Feld muss das genaue END-DATUM in dieser Form (jjjj-mm-tt) eintragen werden, z.B. 2023-01-23
- Durch Klick auf das (+) Symbol am Ende der Zeile kann bei Bedarf ein ANFANGS-DATUM hinzugefügt werden, WENN man den Autoresponder im Voraus einrichten möchte!
- Bei "Aktionen" durch Anklicken des Auswahl-Feldes die Option "Mit Nachricht antworten" auswählen.
Anschließend den Nachrichteninhalt (Abwesenheitsgrund), z.B. „Bin auf Freizeit bis - und deshalb nicht zu erreichen“, sowie den Nachrichtenbetreff angeben. - Die sonstigen Felder können leer gelassen werden.
- Zum Sichern der Angaben auf Speichern klicken
Hinweis: Der Filter wird nach Ablauf des Datums deaktiviert, jedoch nicht gelöscht. Damit kann man ihn beim nächsten Urlaub wiederverwenden.
Benutzung des LGV-Webmailers
Für die Arbeit mit LGV-E-Mails ohne ein E-Mail Programms auf dem PC steht der LGV-Webmailer zur Verfügung.
Damit lassen sich empfangene LGV-E-Mails lesen, bearbeiten, schreiben und versenden.
- Hiermit stellt man den LGV-Autoresponder ein.
- Hiermit kann man einen SPAM-Filter für die LGV-Mailbox einrichten.
Hilfe bei E-Mail- und PC-Problemen per Teamviewer
bei Fragen und Problemen mit dem LGV-E-Mail-Programm, einfach ein E-Mail mit Rückruf-Nummer an Manuel Wipfler schreiben!
Für Hilfe / Fernwartung am Bildschirm nutzen wir gerne...
- Teamviewer (Download-Link)
- Alterantiv: AnyDesk
Tipps zum lokalen Sichern von eMails
Anleitung für Outlook
(verschiedenen Versionen)
Anleitung für die Bereinigung von überfüllten IMAP-Mailboxen
Eine effiziente Bereinigung von Mailboxen spart Speicherplatz, um wieder Platz für eingehende E-Mails zu schaffen:
1. Die größten Speicherfresser finden (Nach Größe sortieren)
Mails mit großen Anhängen und alte Ablage-Ordner bieten das meiste Einsparpotenzial. Mail-Anhänge sind die Hauptursache für volle Postfächer.
- Sortiere die Ansicht des Posteingangs nach „Größe“ anstatt nach „Datum".
- Lösche alle nicht mehr benötigte Mails mit großen Anhängen (z. B. PDF-Reports, Videos, Bilder) oder speichere die Anhänge lokal auf dem PC ab, bevor Du die E-Mail löschst.
2. Papierkorb und Spam-Ordner endgültig leeren!
Gelöschte Mails belegen auf dem IMAP-Server weiterhin Speicherplatz, solange sie im Papierkorb liegen.
- Rechtsklick auf den Ordner „Papierkorb“ bzw. „Trash“ => „Leeren“ bzw. „Endgültig löschen“.
- Ebenso mit den Ordnern „Spam“ / „Junk“ verfahren.
3. Ordner für Gesendete E-Mails ausmisten
Im Ordner „Gesendet“ bzw. „Sent“ sammelt sich über Jahre hinweg viel Datenmüll an
(z. B. verschickte Präsentationen, Protokolle oder große Medien-Dateien).
- Sortiere den Ordner „Gesendet“ ebenfalls nach „Größe“ oder „Datum“ und lösche nicht mehr benötigte E-Mails endgültig.
4. Automatische Aufräumregeln (Ordner-Komprimierung)
In Desktop-Mailprogrammen wie Outlook oder Thunderbird bleiben gelöschte IMAP-Mails evtl. unsichtbar im Speicher reserviert.
- Thunderbird: Rechtsklick auf das Postfach => „Komprimieren“.
- Outlook: Datei => Kontoeinstellungen => Datendateien => „Jetzt komprimieren“.
SPAM-Filter
im LGV-Webmailer einrichten,
- LGV-Webmailer aufrufen https://webmailer.lgv.org und mit persönlicher Mailadresse und Passwort einloggen.
- Das Menü "Einstellungen" öffnen, in der nächsten Spalte auf "Filter" klicken und in der Hauptspalte auf das +(Plus-Symbol) klicken, um einen neuen Filter zu erstellen.
- Einen Filternamen vergeben, z.B. Spamfilter, auf "Filter aktiviert" klicken
und bei Bereich "trifft auf alle folgenden Regeln zu" auswählen. - Bei "Regeln" braucht es folgende Angaben:
- im ersten Feld den Eintrag mit drei Punkten " ... " anklicken
- in das sich öffnende Feld den Eintrag X-Spam eintragen.
- ins dritte Auswahl-Feld den Eintrag ist gleich auswählen
- und im letzten Feld den Wert Yes eintragen.
- Danach wird bei Aktionen noch festgelegt, was bei erfolgreicher Erkennung einer SPAM-Mail mit dieser passieren soll:
- Ins Feld klicken und eine Auswahl treffen, z.B. Nachricht verschieben nach.
- Dann wird man im nächsten Feld den Ziel-Ordner SPAM anklicken,
oder alternativ den Ordner Gelöscht bzw. Papierkorb.
- Zum Abschluß der SPAMFILTER-Einrichtung noch auf den Button Speichern klicken.
Hinweis: Bitte darauf achten, dass im Ordner SPAM die zu löschenden Mails NICHT beim Anklicken in einem Vorschau-Fenster geöffnet werden sollten, denn dies gibt meistens das Signal an den SPAM-Absender weiter, dass dieser Empfänger gerne noch viel mehr SPAM-Mails öffnen und anschauen möchte...!